Alles Wichtige zur Abmahnung: Was Sie wissen sollten

Klarheit und Bestimmtheit:

Die Abmahnung muss das Fehlverhalten konkret beschreiben. Das bedeutet, es müssen konkrete Vorgänge beschrieben werden, mit Tag und Uhrzeit. Ein einfacher Hinweis auf "häufiges Zuspätkommen" oder eine mangelnde Leistung sind nicht ausreichend für eine wirksame Abmahnung.

Verhältnismäßigkeit:

Die Abmahnung darf nur dann erfolgen, wenn mildere Mittel nicht ausreichen. Dies kann zum Beispiel eine einfache Ermahnung sein. Wie ein Schriftstück überschrieben ist - als Ermahnung oder Abmahnung - ist dabei nicht von Belang. Wichtig ist der Inhalt. Eine Ermahnung erfüllt nicht die Voraussetzungen, um wirksam als Abmahnung zu gelten. Es kann sich somit um einen ersten dennoch ernst zu nehmenden Hinweis an den Arbeitnehmer handeln, sein Verhalten zu ändern, um eine wirksame Abmahnung zu verhindern.

Beweislast:

Die Beweislast bei einer Abmahnung liegt beim Arbeitgeber. Dieser muss das Fehlverhalten beweisen können.

Hinweis auf Vertragsverstoß:

Eine wirksame Abmahnung muss deutlich darauf hinweisen, dass es sich beim genannten Fehlverhalten um einen Vertragsverstoß handelt und der Arbeitnehmer muss klar aufgefordert werden, das abgemahnte Verhalten in Zukunft zu unterlassen.

Drohende Kündigung

Eine wirksame Abmahnung muss zudem darauf hinweisen, dass die Kündigung droht, wenn der Arbeitnehmer sein Verhalten nicht ändert oder sich ein konkreter Verstoß wiederholt.

Unpünktlichkeit, unentschuldigtes Fehlen, "Krankfeiern", ungenehmigten Urlaub nehmen:

Wiederholtes Zuspätkommen oder das Verlassen des Arbeitsplatzes ohne Genehmigung können ein Grund für eine Abmahnung sein. Ebenso "Krankfeiern" oder Fehlen ohne sich krank zu melden. Auch Urlaub machen ohne dass dieser zuvor genehmigt wurde, rechtfertigt eine Abmahnung.

Arbeitsverweigerung:

Bei einer Weigerung, angewiesene Aufgaben auszuführen, kann ein Mitarbeiter abgemahnt werden. Eine Abmahnung aufgrund von schlechter Leistung ist zwar theoretisch ebenso möglich, aber schwer nachzuweisen.

Fehlverhalten am Arbeitsplatz:

Hierzu gehören zum Beispiel Mobbing, Beleidigungen, sexuelle Belästigung (zu der nicht nur unerwünschte Berührungen, sondern auch anzügliche Bemerkungen gehören können) oder unerlaubte private Aktivitäten während der Arbeitszeit.

Verstöße gegen Sicherheitsvorschriften:

Ignoriert ein Mitarbeiter Anweisungen, die die Arbeitssicherheit betreffen, darf der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen.

Compliance-Verstöße:

Hierzu gehören die Weitergabe von Betriebsgeheimnissen oder auch das Annehmen von Geschenken von Kunden oder Geschäftspartnern, wenn dies gegen die Compliance-Richtlinie des Unternehmens verstößt.

Diebstahl, Beschädigung:

Diebstahl von Firmeneigentum oder eine grob fahrlässige oder absichtliche Beschädigung des Eigentums kann natürlich auch ein Grund dafür sein, dass ein Mitarbeiter abgemahnt wird.

Unerlaubte Nebentätigkeiten oder Arbeiten für die Konkurrenz:

Führt ein Arbeitnehmer trotz Verbots Nebentätigkeiten aus oder arbeitet gar für die Konkurrenz, verstößt dies gegen den Arbeitsvertrag und rechtfertigt eine Abmahnung.

Bei besonders schwerem Fehlverhalten kann auf eine Abmahnung verzichtet und direkt eine verhaltensbedingte Kündigung ausgesprochen werden.

Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?

Eine häufig gestellte Frage lautet: Wie viele Abmahnungen sind erforderlich, bevor der Arbeitgeber eine Kündigung aussprechen kann? Eine klare Antwort darauf gibt es nicht, da dies von der Schwere des Fehlverhaltens sowie den konkreten Umständen abhängt.

Grundsätzlich kann bereits nach einer einmaligen Abmahnung eine Kündigung ausgesprochen werden. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die verhaltensbedingte Kündigung aufgrund derselben Art von Pflichtverletzung erfolgt, für den der Mitarbeiter zuvor die Abmahnung erhalten hat.

Bei kleineren Verstößen kann es notwendig sein, den Mitarbeiter zwei oder drei Mal abzumahnen, bevor aufgrund des Verhaltens eine Kündigung erfolgen kann. 

Theoretisch kann eine Abmahnung übrigens auch mündlich erfolgen. Jedoch werden Arbeitgeber in aller Regel die schriftliche Form bevorzugen und sich den Erhalt möglicherweise gar quittieren lassen. Dies dient der Beweisführung für ein mögliches zukünftiges Kündigungsschutzverfahren.

Fristen für Abmahnungen

Auch die Frage nach den Fristen für Abmahnungen ist zentral. Im Arbeitsrecht gibt es jedoch keine festen gesetzlichen Fristen, innerhalb derer eine Abmahnung ausgesprochen werden muss.

Das bedeutet, ein Mitarbeiter kann auch noch längere Zeit nach seinem Fehlverhalten hierfür abgemahnt werden. Das Bundesarbeitsgericht hat in seinen Urteilen jedoch den Begriff "zeitnah" verwendet, diesen aber nicht näher definiert.

Auch, um auf eine Abmahnung zu reagieren, gibt es keine Fristen. Will ein Mitarbeiter also gegen eine aus seiner Sicht ungerechtfertigte Abmahnung vorgehen und diese zum Beispiel aus der Personalakte entfernen lassen oder sogar dagegen klagen, muss er sich an keine Fristen halten.

Eine Abmahnung verliert nach einer gewissen Zeit ihre Warnfunktion. Hat sich ein Arbeitnehmer über Jahre nichts mehr zu Schulde kommen lassen und kommt es dann erneut zu einem Fehlverhalten, erfordert dies eine neue Abmahnung, die dann wieder als erste und nicht als wiederholte Abmahnung gilt.